Документы созданы для того, чтобы сохранять важные данные о проекте и обмениваться ими между командами и участниками проекта, поэтому они доступны всем учатникам команд проекта, как для редактирования, так и для ознакомления.
Создание документа
Создать документ можно в разделе “Документы” => “Добавить”. Кроме наименования и аннотации, которая будет выводиться в кратком списке документов, необходимо указать тип документа. На данней момент система управления проектами поддерживает три типа документов:
1. Текст. Содержимое документа вносится в редактор с поддержкой форматрования.
2. Ссылка. Документ расположен вне системы и для перехода к нему указывается ссылка.
3. Файл. Документ подготовлен во внешнем редакторе и будет подгружен в том виде, как есть. В этом случае вы указываете и подгружаете файл документа, а он выводится либо ссылкой на скачивание, либо предпросмотром документа, если формат поддерживается системой.
Создание черновика
Если вы не закончили редактировать документ, то можете сохранить его как черновик. В этом случае документ будет доступен только вам в разделе “Черновики”. Черновик можно в любой момент опубликовать и сделать доступным другим пользователям.
Создание новой версии документа и сохранение старой
Если вы хотите сохранить старую версию документя для истории, то при сохранении выберите галку “Сохранить как новую версию”. Тогда старая версия будет доступна по кнопке “История” в карточке документа.
Папки
Документы группируются в папки, настроить которые может Администратор в разделе “Настройки” => “Папки”.
Публикация по ссылке
Чтобы поделиться документом в чате, переслать ссылку на него коллегам, вы можете создать публичную ссылку документа, по которой он будет доступен. Для этого перейдите в раздел “Публичные ссылки” в карточке документа и нажмите “Добавить”. В будущем, если вы захотить закрыть доступ по ссылке, просто выключите ее активность. Вы можете создавать неограниченное количество публичных ссылок для одного документа.
Публикация на портале
Некоторые статьи можно сделать доступными неавторизованным пользователям на главной странице сайта вашей инсталляции. Для этого укажите “Адрес на портале” и отметьте галку “Публичный”.
По умолчанию индексация портала поисковиками закрыта, но вы можете ее включить в разделе “Настройки” => “Общие настройки”
